Iconicvn.com thân gửi những anh/chị ứng viên tìm
việc tại những công ty Nhật Bản danh sách 15 việc làm tiếng
nhật mức lương cao
mới nhất trong tuần. Anh chị hãy nhanh tay Đăng
Ký, Tạo Resume và ứng tuyển ngay những việc làm chất lượng
nhất.
NGUYÊN
TẮC HOU-REN-SOU TRONG CÔNG VIỆC NHÓM
Giả sử được tiếp xúc với phong
cách làm việc của người Nhật , bất kỳ ai hẳn đều biết đến nguyên tắc Hourensou
khi làm việc team. Tôi , khi còn mài đũng quần ở trường, cũng như khi có dịp
trao đổi với vô số người đi trước đã làm việc ở các cty nhật tuyển dụng , hay
người Nhật, đều được nghe về nguyên tắc này, và đang từng bước tuân thủ nó theo
lề lối quy củ.
Nếu lưu ý thì bạn sẽ thấy, trên thế giới , những công ty
của Nhật đều có phương pháp làm việc nhóm cực kì đĩnh đạc. Khi tiếp xúc với nước
Nhật chúng ta cũng sẽ biết họ đều là những người có tính tập thể cao. Có thể
thấy thứ làm nên phép lạ Nhật Bản trong thế kỉ 20 phần lớn nhờ vào sự cần cù và
tinh thần làm việc tập thể cao của nước Nhật hơn là tính sáng tạo của
họ.
1. Quy
tắc Hou-ren-sou là gì?
Trước hết, có thể hiểu Hourensou là quy
tắc giao tiếp căn bản giữa những thành viên trong team .
Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên hệ.
Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.
Hiểu đơn giản về mặt nghĩa đen thì
Hourensou là: thông báo – liên lạc – thảo luận.
2.
Hou-ren-sou như thế nào?
a. Báo
cáo (Houkoku – 報告):
Có
một mẩu chuyện mà mình từng được nghe nhiều lần từ các đàn anh. Nó như thế
này:
Thường thì sẽ có một điểm khác biệt nhỏ giữa kỹ sư người Việt Nam và
người Nhật Bản (nói chung là người ngoài nước ) trong khi làm việc trong team .
Đó là khi được team leader giao cho một phần việc trong toàn bộ công việc của cả
nhóm . Khi bắt tay vào làm, nếu gặp trở ngại , nhất là những trở ngại mang tính
kĩ thuật, kỹ sư người Việt thông thường giải quyết khó khăn đó một mình. Phương
pháp làm việc đó hoàn toàn không xấu, nhưng nếu rắc rối đó, khi không thể có
biện pháp giải quyết được, đến sát deadline gửi sản phẩm cho khách hàng, một
phần chưa được hoàn thành, thì cả team bị đình trệ hoàn toàn. Trong tình cảnh
đó, cho dù các thành viên khác trong team có cùng giúp đỡ nhau tháo gỡ rắc rối,
thì có thể là đã quá muộn để cứu vớt tình hình.
Vậy nên , thường khi gặp vấn đề
hóc búa, gợi ý cho một kỹ sư phần mềm là:
Ngay lập tức thông báo cho người
quản lý trực tiếp (trong team ngay.
Báo cáo ngắn gọn rắc rối đang
gặp phải, tình trạng của vấn
đề.
Cách xử lí trở ngại đang
đối
mặt: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu…. nếu có nhiều biện pháp giải quyết thì nói rõ để sếp lựa chọn phương
pháp xử lý tốt nhất, và cả team sẽ theo
cách giải quyết đó.
b. Kết
nối (Renraku – 連絡):
Cũng
với tình huống trên. Thường thì khi bạn gặp phải vấn đề, cùng lúc với việc thông
tin cho "boss" , bạn cũng phải liên hệ với những bên có mối liên hệ để họ có khả
năng nắm được tình hình công việc bạn đang làm. Ở đây, ngoài việc thông tin với
nhóm trưởng, người kỹ sư thường liên lạc với những thành viên khác trong team
đang làm những module khác có liên hệ tới module đang gặp vấn đề, để họ có thể
nắm được tình hình, và góp ý tháo gỡ vấn đề đó. Thường công việc liên hệ ở đây
có hình thức giống với việc thông báo . Ví như trong quá trình giải quyết vấn đề
, công việc liên lạc cá nhân giữa 2 người (liên hệ 1-1) và giữa cá nhân với các
người khác trong team (1-n), có thể là những trao đổi với các nội dung chi tiết
hơn.
c. Thảo
luận (Soudan – 相談):
Khi
đã nói rõ tình huống và liên lạc với các bên liên quan mà vấn đề chưa được giải
quyết, hay chưa có phương pháp giải quyết ổn thỏa, cả nhóm trong thời ki này sẽ
tổ chức meetings, trực tiếp bàn bạc và đề nghị phương án tốt nhất nhằm giải
quyết tình huống , và tiếp tục hoàn thành việc làm chung. Chi tiết về việc thảo
luận hay xử lý tình huống thì có lẽ trong bài viết này không thể bàn
hết. Những kinh nghiệm thảo luận , giải quyết vấn đề trong nhóm có thể được linh
động sử dụng trong nhiều tình cảnh khác nhau (tác giả sẽ nỗ lực tiếp tục phân
tích và trao đổi với những bạn ở những bài viết sau trên blog).
Sau một
thời gian được dẫn dắt làm công việc trong team (một số project nhỏ về IT , và
những hoạt động khác), tiếp cận với quy tắc này, người viết cảm nhận giữa thông
báo – liên lạc – thảo luận không phải thời điểm nào cũng phải giải quyết xong
hết các bước, hoặc theo trình tự quy định, mà có thể linh hoạt sử dụng. Ví dụ,
khi gặp vấn đề, bạn báo cáo ngay cho team leader, đưa ra cách giải quyết, ví như
hợp lý , nhóm trưởng đồng ý, bạn giải quyết vấn đề đó ngay . Hay chính trong khi
báo cáo, bạn và team leader nói chuyện, đó cũng chính là bàn bạc. Và có khả năng
ngay trong lúc báo cáo , bạn đã đồng thời cho các bên liên quan biết qua báo cáo
với nhóm trưởng, ngay lúc đó bạn đã liên lạc với các người đồng đội của bạn
trong nhóm .
3. Một số
điều lưu ý về Hou-ren-sou
Theo cảm giác của tác giả , điều đem
lại tínhhữu dụng của quy tắc Hourensou, chính là việc bạn thông báo vấn đề một
cách nhanh chóng , và cả team biết được công việc bạn đang làm. Chính vì vậy,
khi làm việc team cùng nhau, có lẽ điều quan trọng nhất đó là việc bạn thông báo
cho leader cũng như các thành viên khác về vấn đề bạn gặp phải trong thời gian
sớm nhất. Giữ lại khó khăn để giải quyết một mình không phải là ý kiến hay trong
xu thế hiện nay (ý kiến chỉ mang tính cá nhân).
Chính việc cả team đều
nắm được tình hình công việc đang làm, dẫn tới cả nhóm có thể cùng nhau đổi
hướng, đề ra các cách thức xử lý tốt hơn một cách dễ dàng và ăn
khớp.
Việc thông báo , liên hệ trong nhóm cần đơn giản , và tuân theo
nguyên tắc 5W1H đó là: What, where, when, why, who và How. Bằng cách đó những
thành viên của team sẽ dễ dàng bao quát vấn đề và biện pháp một cách
nhanh nhất.
Trong nhóm có thể thống nhất một cách ghi chép chung, hay
công cụ ghi chép chung (ví dụ sơ đồ tư duy – Mind Map chẳng hạn), nhằm có thể
đơn giản hóa việc trao đổi.
Hourensou có lẽ là nguyên tắc căn bản và hiệu
quả nhất để liên hệ trong nhóm mà mình biết (cho đến hiện tại ), và cũng nghiên
cứu nhưng chưa thấy nguyên tắc ứng xử tương đương nào từ những nền văn hóa khác
(có thể do kiến thức còn hạn hẹp). Hi vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có
được những quy tắc liên lạc hiệu quả trong group của mình.
kênh
aimnext.com.vn
Sign up here with your email
ConversionConversion EmoticonEmoticon